Wanbetalers in de industrie: zo ga je ermee om

In de industriële sector zijn betalingen vaak gekoppeld aan grote leveringen, lange doorlooptijden en complexe projecten. Juist dan is het frustrerend (en soms risicovol) als een klant niet op tijd betaalt. Of je nu actief bent in de machinebouw, onderhoudsdienst of technische dienstverlening: wanbetalers kunnen je planning, cashflow en vertrouwen flink onder druk zetten. Met de juiste aanpak voorkom je problemen en weet je wat je moet doen als het tóch misgaat. Met de onderstaande tips houd je de regie in handen.

Leg afspraken schriftelijk vast

In de industrie draait veel op vertrouwen, al zijn schriftelijke afspraken minstens zo belangrijk. Zorg er daarom altijd voor dat bij de offerte of opdrachtbevestiging duidelijke betalingsvoorwaarden zijn opgenomen. Spreek af wanneer er wordt gefactureerd: bij levering, montage, of in fasen? En wat is de betalingstermijn? Neem ook boetebepalingen of rente bij te late betaling op in je contract. Wat aanvullende tips:

• Specificeer levermomenten en prestaties: door hier helder over te zijn, voorkom je onnodige discussies over ‘onvolledige leveringen’ als reden om betaling uit te stellen.
• Werk met algemene voorwaarden: En laat deze juridisch controleren. Zo heb je een stevige basis bij conflicten.
• Vraag om een aanbetaling bij grote projecten: Heb je een grote klus? Of is er maatwerk nodig? Het is dan geen gek idee om vooraf een aanbetaling te factureren, bijvoorbeeld 30% van de totale rekening. Dat dekt een deel van je inkoopkosten en beperkt het risico.
• Koppel betalingen aan projectfases: Heb je een langdurig traject? Je kunt dan werken met mijlpalen. Na oplevering van fase 1 volgt een betaling en pas na het ontvangen van het geld begin je aan fase 2. Zo voorkom je een hoop onzekerheid.
• Bevestig mondelinge afspraken per e-mail: Heb je iets tijdens een telefoongesprek of fysieke afspraak afgesproken? Zet dit dan altijd nog even op de mail. Een korte e-mail met ‘zoals net besproken …’ is al genoeg.

Reageer snel en professioneel

Vroeg of laat zul je waarschijnlijk te maken krijgen met een opdrachtgever die niet op tijd betaalt. Soms is het onoplettendheid, al kan het ook pure onwil zijn. Blijft een factuur liggen? Reageer dan altijd direct. Verstuur een vriendelijke betalingsherinnering, liefst binnen een paar dagen na de vervaldatum. Herhaal dat de factuur openstaat en geef een nieuwe korte termijn om alsnog te betalen. Bij uitblijvende betaling kun je daarna een formele aanmaning sturen. Door zakelijk én alert te blijven, voorkom je dat een klein probleem uitgroeit tot een grote ergernis.

Zorg voor persoonlijk contact: pak je telefoon!

Soms helpt één vriendelijk telefoontje beter dan drie e-mails. Pak na wat schriftelijke herinneringen daarom de telefoon en vraag op een rustige manier wat er aan de hand is. Is er misschien sprake van grote ontevredenheid, tijdelijke administratieve chaos of enorme financiële problemen? Door in gesprek te gaan, kun je samen zoeken naar een passende oplossing, denk bijvoorbeeld aan een betalingsregeling.

Schakel hulp in

Vliegen de smoesjes je om de horen, reageert je klant agressief, of hoor je juist helemaal niets meer van je opdrachtgever? Als de betaling uitblijft kun je ervoor kiezen om druk op de ketel te zetten. Bijvoorbeeld door een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen.

Je zakelijke rechtsbijstandverzekering komt hierbij goed van pas. Hiermee ben je namelijk verzekerd voor juridische hulp bij een conflict met leveranciers, werknemers en klanten. Je verzekeraar biedt juridische hulp bij zakelijke conflicten én een goed opgezette incassoprocedure. Je krijgt ondersteuning van gespecialiseerde juristen, zelfs als het tot een rechtszaak komt. Zo sta je sterker, zonder direct hoge kosten te maken.

Let op: de verzekering dekt alleen problemen die ontstaan ná het afsluiten van de polis. Heb je al een conflict als je de verzekering afsluit? Dan is dat dus meestal uitgesloten van dekking. Wacht daarom niet tot er iets misgaat, maar zorg dat je op tijd verzekerd bent.

Voorkom gedoe en houd controle

Wanbetalers zijn helaas nooit helemaal te voorkomen, zeker niet in de industrie waar je werkt met lange doorlooptijden, hoge bedragen en complexe projecten. Maar met duidelijke afspraken, snelle opvolging én juridische hulp als het nodig is, voorkom je dat zo’n situatie uit de hand loopt. Zo houd je controle over je geld, je planning én je bedrijf.