Supply chain en digitalisering: zo wordt het een succes

Binnen de maakindustrie is er een groeiende behoefte aan nauwere samenwerking tussen bedrijven. Het uitwisselen van informatie over inkoop- en verkooporders, orderbevestigingen, levertijden en facturatie speelt hierbij een cruciale rol. Elke order zorgt echter voor een stortvloed aan data binnen de keten en voor handenvol werk. Bij een groeiende data-uitwisseling levert dit knelpunten op in het proces. Hoe kunnen deze worden weggenomen?

Een voorbeeld; als bedrijf A een bestellijst mailt aan bedrijf B, wordt deze veelal handmatig ingevoerd in het eigen ERP-systeem. Daarna volgt een orderbevestiging van B, vaak weer in een ander format, waarna bedrijf A de gegevens opnieuw moet verwerken. Deze stortvloed aan data binnen de keten wordt nog vele malen complexer naarmate er meer partijen betrokken zijn. Het herhaaldelijk overtikken van gegevens verhoogt, naast de extra werklast, het risico op fouten.

Maakbedrijven en leveranciers voor de maakindustrie gebruiken vaak al softwaresystemen om deze inefficiënte werkwijze te verbeteren. Het probleem is echter dat deze oplossingen vaak niet goed met elkaar communiceren; elk systeem hanteert zijn eigen machinetaal, waardoor integratie omslachtig, complex en kostbaar wordt. Hier komt het belang van een goed supply chain-platform naar voren. Om ervoor te zorgen dat dit écht een oplossing is, moet je er zeker van zijn dat het systeem voor de juiste koppelingen kan zorgen en dat wat je er in stopt op orde is.

Kies voor een platform op basis van SCSN voor de juiste koppelingen

Bij de aanschaf van een supply chain-platform is het van belang dat dit naadloos gekoppeld kan worden aan je bestaande ERP-systeem(en). Een soepele integratie vermindert de implementatietijd en het minimaliseert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer in het uiteindelijke gebruik. De Stichting Smart Connected Supplier Network heeft speciaal voor de maakindustrie een eigen ‘uitwisselingstaal’ ontwikkeld, SCSN, die dit mogelijk maakt.

SCSN gaat verder dan een traditionele EDI-koppeling (Electronic Data Interchange) tussen twee bedrijven; bij SCSN is het namelijk niet langer vereist om een 1-op-1 koppeling te maken tussen bedrijf A en B. Het systeem is zo ontworpen, dat bedrijven die zijn aangemeld bij een SCSN Service Provider, gegevens kunnen uitwisselen met alle andere aangesloten bedrijven. Het platform verzorgt de vertaling tussen het ERP-pakket van de deelnemer en het uitwisselingsformaat SCSN, waardoor leveranciers naadloos en schaalbaar kunnen samenwerken met hun afnemers. Hierdoor kan het inkoop- en verkoopproces volledig geautomatiseerd worden.

Houd je stamdata op orde

Zodra een klant een inkooporder plaatst, verschijnen de benodigde gegevens direct in het ERP-systeem van de leverancier. Dit vormt de basis voor het aanmaken van de verkooporder. Belangrijke data, zoals levertijden en prijzen uit de verkooporder, worden automatisch via het platform verzonden en opgenomen in zowel het ERP-systeem van de klant als van de leverancier.

Daarvoor is het dus van essentieel belang dat de stamdata op orde zijn; eenheden (bijv. artikelen in meters, kilogram, of stuks), kwaliteit, afmetingen, bewerkingen en artikelnummers moeten nauwkeurig afgestemd zijn tussen klant en leverancier. De artikelnummers moeten bijvoorbeeld zorgvuldig met elkaar worden gelinkt, zodat bijvoorbeeld een boutje dat bij de leverancier bekend is als ‘1234’ en in het systeem van de klant als ‘789’ opgenomen is, correct aan elkaar gekoppeld zijn. Ook binnen het eigen systeem is consistentie vereist, zodat 1 artikel niet onder meerdere variaties van namen in het systeem staat. Dit bevordert een naadloze digitale verbinding tussen de partners.

Wat levert het op?

Een goed afgestemde digitale verbinding leidt tot kortere doorlooptijden, lagere kosten en meer efficiëntie. In plaats van informatie uit te wisselen via PDF’s, Excel-sheets en e-mails, wordt de informatie direct in het ERP-systeem van de leverancier verwerkt zodra een inkooporder wordt geplaatst. Dit voorkomt handmatige invoer van gegevens en minimaliseert het risico op fouten. De klant ontvangt direct een orderbevestiging en profiteert zo juist ook van een sneller en efficiënter proces. Het gebruik van een platform gebaseerd op SCSN vormt zo een belangrijke stap richting een gestroomlijnde en geoptimaliseerde supply chain digitalisering voor de maakindustrie.

Auteur: Martin Korporaal, Practice Leader ECI Gatewise bij ECI Software Solutions