Zo kies je de juiste printer voor jouw bedrijf

Een zakelijke printer moet vooral betrouwbaar en efficiënt zijn. Je wilt immers niet dat je medewerkers stilvallen door een trage of altijd foutmeldingen gevende machine. Maar waar let je precies op? Hieronder vind je praktische tips om je zoektocht makkelijker te maken en de printer te selecteren die perfect aansluit op jouw bedrijf.

Let op je werkwijze en printbehoefte

Voordat je een printer aanschaft, is het handig om in kaart te brengen hoeveel je gemiddeld print. Heeft je team dagelijks stapels documenten nodig of gaat het vooral om af en toe een paar facturen? Print je vooral in zwart-wit of is kleur onmisbaar, bijvoorbeeld voor brochures of presentaties? Kijk ook of je dubbelzijdig wilt printen (duplex) om papier te besparen. Sommige printers doen dat automatisch, terwijl je bij andere de vellen handmatig moet omdraaien. Bedenk verder of je alleen wilt printen of ook wilt scannen en kopiëren. Dan is een all-in-one model misschien de juiste keuze. Zeker als je weinig ruimte hebt, is het handig om één apparaat voor alles te gebruiken.

Kies voor een betrouwbare aanbieder

Als je zeker wilt zijn van goede service en snelle levertijden, loont het om een vertrouwde leverancier te kiezen. Denk bijvoorbeeld aan PrintAbout, waar je diverse merken en modellen kunt vergelijken. Je kan op deze webshop gebruik maken van de printer keuzehulp. Check ook of je gemakkelijk cartridges of toners kunt bijbestellen. Niets is vervelender dan een printer die stilvalt omdat je niet op tijd nieuwe inkt kunt krijgen. Een goede aanbieder zorgt bovendien voor passend advies, zodat je niet zomaar het duurste model aanschaft, maar echt wat bij jouw bedrijf past.

Reken de kosten door

Niet alleen de aankoopprijs, maar ook de verbruikskosten kunnen flink verschillen. Kijk naar de prijs per afdruk en de capaciteit van de inktcartridges of toners. Soms lijkt een printer spotgoedkoop, maar blijken de vervangende inktpatronen erg duur te zijn. Let dus op deze balans, zeker bij regelmatig gebruik. Heb je grote volumes, dan kan een laserprinter voordeliger uitpakken. Print je sporadisch en alleen in zwart-wit, dan doet een basisinkjet mogelijk al voldoende. Denk ook aan stroomverbruik. Vooral bij 24/7 gebruik is een zuiniger apparaat beter voor het milieu én je energierekening.

Kijk naar extra functies en beveiliging

In veel kantoren is beveiliging belangrijk. Je wilt niet dat vertrouwelijke documenten zomaar op de printer blijven liggen. Sommige modellen hebben functies zoals een pincode-invoer of een beveiligde cloudomgeving. Ga na of dit voor jou nuttig is. Ook een automatische documentinvoer kan tijd schelen bij het scannen van meerdere pagina’s. Check daarnaast de connectiviteit: wil je draadloos kunnen printen vanaf telefoons en tablets? Of hebben je medewerkers voldoende aan een bedrade netwerkverbinding? Houd de software up-to-date en wissel de inktpatronen of toners op tijd. Zo voorkom je storingen en blijft de printkwaliteit optimaal. Met deze tips zul je veel gerichter de juiste printer kunnen kiezen. Op die manier zorg je ervoor dat je bedrijfsprocessen vlot lopen en je medewerkers altijd op hun documenten kunnen rekenen.