Mkb-bedrijven in de industrie besparen duizenden euro’s met een zakelijk inschrijfadres

Huisvesting is voor veel industriële mkb bedrijven een grote kostenpost. Productieruimte, opslag en logistiek zijn vaak noodzakelijk. Maar voor kantoorfuncties is dat steeds minder vanzelfsprekend.

Steeds meer bedrijven zien: veel kantoorwerk kan ook hybride of op afstand. Toch heb je als bedrijf altijd een officieel zakelijk adres nodig. Voor de KvK, voor je facturen en voor je uitstraling naar klanten. In dit artikel lees je:

1. Waarom kantoorruimte vaak onnodig duur is
2. Welke functies geen eigen kantoor meer nodig hebben
3. Hoe een zakelijk inschrijfadres werkt
4. Hoe je met een partij als Easystart Office structureel bespaart

Kantoorruimte wordt steeds duurder

De prijzen van bedrijfsruimte stijgen al jaren. Zeker als je kantoor en productie op dezelfde locatie wilt hebben. Veel industriële bedrijven lopen tegen dezelfde punten aan:

• Huur of hypotheek van het pand wordt elk jaar hoger
• Extra vierkante meters voor kantoor drukken direct op de marge
• Een groot deel van de bureaus is niet bezet door hybride werken
• Er is druk vanuit directie om kosten te verlagen

Tegelijk zie je dat veel functies niet meer elke dag op kantoor hoeven te zijn. Dat maakt de vraag belangrijk: welke werkplekken zijn echt nodig en welke niet?

Welke functies geen eigen kantoor meer nodig hebben

In veel industriële bedrijven werken mensen op de werkvloer, in het magazijn en in de buitendienst. Die heb je vaak fysiek nodig. Maar er is ook een groep functies die prima zonder vaste kantoorruimte kan.

Denk aan:

• Sales en accountmanagement
• Marketing en communicatie
• Administratie en backoffice
• Klantenservice
• HR en recruitment
• Directie die veel onderweg of internationaal werkt

Deze medewerkers kunnen:

• Thuiswerken
• Op locatie bij klanten zijn
• In een coworking of flexplek werken als dat nodig is
• Alleen nog samenkomen in gehuurde vergaderruimtes

Toch heb je als bedrijf één officieel adres nodig dat je overal kunt gebruiken. Voor de KvK, de bank, contracten en je website. Daar komt een zakelijk inschrijfadres in beeld.

Wat is een zakelijk inschrijfadres?

Een zakelijk inschrijfadres is een professioneel adres dat je mag gebruiken als officiële vestigingsplaats van je bedrijf. Je huurt geen complete kantoorruimte, maar alleen het adres en de bijbehorende diensten.

Met een zakelijk inschrijfadres kun je:

• Je bedrijf inschrijven bij de KvK
• Je zakelijke post laten ontvangen
• Een representatief adres tonen op je website en facturen

Aanbieders zoals Easystart Office bieden bijvoorbeeld:

• Een zakelijk inschrijfadres in Amsterdam of Rotterdam
• Postafhandeling (doorsturen of inscannen)
• Mogelijkheid om vergaderruimtes of flexplekken bij te boeken

Zo heb je wel een professioneel adres, maar geen dure vaste kantoorhuur.

Hoeveel kun je besparen op huisvestingskosten?

De grootste winst zit in de vierkante meters die je niet meer hoeft te huren. Stel:

• Je huurt nu 50 tot 100 m² kantoorruimte naast je productie
• De huurprijs ligt op een paar honderd euro per maand
• Daarbovenop komen energiekosten, schoonmaak en inrichting

Door kritisch te kijken welke functies echt een vaste werkplek nodig hebben, kun je vaak een complete kantoorlaag of vleugel afstoten. Productie en logistiek blijven waar ze zijn. Maar je kantooractiviteiten worden hybride.

Je vervangt:

• Een groot deel van de vaste kantoorruimte
• Door thuiswerk, flexplekken en vergaderruimtes op afroep
• En een zakelijk inschrijfadres voor je officiële registratie

Een zakelijk inschrijfadres via bijvoorbeeld Easystart Office kost per maand een fractie van wat je nu betaalt voor een volledig kantoor. De besparing op jaarbasis loopt dan al snel in de duizenden euro’s.

Extra voordelen voor industriële mkb bedrijven

Naast directe kostenbesparing zijn er nog meer voordelen:

1. Professionele uitstraling
Een adres in een grote stad zoals Amsterdam of Rotterdam geeft een sterke zakelijke uitstraling. Dat helpt bij klanten, leveranciers en internationale partners.

2. Betere flexibiliteit
Je zit niet vast aan lange huurcontracten voor kantoorruimte. Als je groeit of krimpt, beweeg je makkelijker mee.

3. Rust op de productielocatie
Je productie en logistiek blijven de kern. Minder kantoorpersoneel op de locatie geeft meer ruimte en minder drukte.

4. Makkelijker werven van talent
Hybride werk is voor veel professionals een pluspunt. Je laat zien dat medewerkers niet elke dag naar een industriegebied hoeven te rijden.

Stappenplan: zo stap je over naar een zakelijk inschrijfadres

Wil je als industrieel mkb bedrijf ook besparen op huisvestingskosten? Dan kun je het zo aanpakken:

Stap 1 – Breng je huidige kantoorfuncties in kaart
Welke medewerkers moeten echt op locatie zijn? Wie kan ook thuis, bij klanten of in een coworking werken?

Stap 2 – Bepaal welke vierkante meters je kunt schrappen
Kijk eerlijk naar bezetting. Welke ruimtes zijn structureel leeg of half gevuld?

Stap 3 – Kies een aanbieder voor een zakelijk inschrijfadres
Vergelijk aanbieders op:

• Locatie (bijvoorbeeld Amsterdam of Rotterdam)
• Diensten (postservice, vergaderruimtes, flexplekken)
• Contractduur en opzegtermijn

Bij een partij als Easystart Office zie je duidelijk welke pakketten er zijn en wat je per maand betaalt.

Stap 4 – Pas je KvK inschrijving en documenten aan
Na het kiezen van je zakelijk inschrijfadres:

• Pas je inschrijving bij de KvK aan
• Werk je adres bij op website, facturen, offertes en contracten
• Informeer je bank en belangrijke partners

Stap 5 – Optimaliseer je nieuwe werkvorm
Maak heldere afspraken over:

• Thuiswerken en aanwezigheid
• Gebruik van coworking en vergaderruimtes
• Bereikbaarheid van teams

Conclusie

Voor industriële mkb bedrijven zijn productieruimte en logistiek vaak onmisbaar. Maar traditionele kantoorruimte is dat steeds minder. Veel functies kunnen hybride werken zonder dat de kwaliteit van het werk achteruit gaat.

Door een deel van je kantoorruimte af te bouwen en te werken met een zakelijk inschrijfadres, kun je duizenden euro’s per jaar besparen op huisvestingskosten. Je behoudt een professioneel zakelijk adres, maar je betaalt niet langer voor lege bureaus.

Een aanbieder als Easystart Office helpt je daarbij. Met een zakelijk inschrijfadres, postservice en de mogelijkheid om vergaderruimtes te gebruiken wanneer dat nodig is. Zo houd je je bedrijf slank, flexibel en klaar voor de toekomst, zonder in te leveren op professionele uitstraling.