6 belangrijke tips bij het schrijven van de gebruiksaanwijzing

“De gebruiksaanwijzing schrijven voor een machine is niet iets wat je er zo even bij doet. Bij sommige fabrikanten krijg je die indruk wel”, aldus Leo Vroegop. “Het is vaak een beetje een ondergeschoven kindje”. Vroegop is adviseur bij FUSACON en stipt een aantal belangrijke zaken aan met betrekking tot de gebruiksaanwijzing.

Tip 1: Hoe schrijf je een gebruiksaanwijzing? Is er een norm met voorschriften?

Jazeker dat is de norm NEN-EN-ISO 20607, ‘Machineveiligheid – Instructiehandboek – Algemene regels voor het opstellen’. Daarin staat ondermeer dat je moet focussen op veiligheid, leesbaarheid en bruikbaarheid. Ook een machine zonder aandrijving moet een gebruiksaanwijzing krijgen. Zoals bijvoorbeeld een pomp, die kan worden aangesloten op een elektromotor. Instructies voor hoe je de pomp koppelt aan de elektromotor zijn essentieel.

Het beschrijven van het beoogde gebruik van de machine is vereist. De instructies moeten zodanig zijn dat er correct en veilig mee gewerkt wordt. Daarnaast moet ook het zogenaamde “redelijkerwijs voorzienbaar verkeerde gebruik” beschreven worden. Dus ga je bijvoorbeeld het toerental opvoeren boven hetgeen de fabrikant voorschrijft om de productie op te voeren, dan ben je met verkeerd gebruik bezig. Onderdelen kunnen eerder slijten of er kunnen andere mankementen optreden, waardoor er een gevaarlijke situatie kan ontstaan.

Tip 2: De gebruiksaanwijzing moet compleet zijn

Als wij bij eindgebruikers komen, checken we ook vaak de gebruiksaanwijzing die de machinefabrikant aangeleverd heeft. Vaak zien we dat er maar een summiere beschrijving is van de machine of er ontbreken belangrijke onderwerpen in de gebruiksaanwijzing. Je hoeft geen pagina’s vol te schrijven maar een iets uitgebreidere beschrijving inclusief tekeningen, schetsen en schema’s is wel aan te bevelen.

Welke onderwerpen er allemaal verplicht in een gebruiksaanwijzing moeten staan is terug te vinden in de Machinerichtlijn 2006/42/EG Bijlage I paragraaf 1.7.4 en de norm NEN-EN-ISO 20607.

Informatie die regelmatig ontbreekt zijn instructies voor montage, installatie en aansluiting van de machine en de te volgen werkwijze bij ongevallen of storingen etc. Ook de EG-Verklaring van Overeenstemming ontbreekt regelmatig in de gebruiksaanwijzing. Dat is wettelijk verplicht, zoals weergegeven in de Machinerichtlijn Bijlage I, paragraaf 1.7.4.2.c. De meeste fabrikanten denken dat een los vel met de EG-Verklaring van Overeenstemming voldoende is.

Tip 3: Wie gaat het schrijven?

Je kunt natuurlijk een technisch schrijver inhuren die samen met het technische team, de engineers of de ontwerpers een gebruiksaanwijzing schrijft. Als je het zelf doet; houd dan vooral de Machinerichtlijn Bijlage I par 1.7.4 erbij en/of gebruik de norm NEN-EN-ISO 20607. Dan zie je precies wat er in ieder geval in moet staan.

Sommigen vinden de gebruiksaanwijzing al gauw te dik en omvangrijk worden voor gebruik op de werkvloer. Je kunt ook een aparte installatiehandleiding en/of een aparte onderhoudshandleiding maken zodat het handzamer is. Een operator die de machine gaat bedienen hoeft niet per se te weten hoe het onderhoud uitgevoerd moet worden. Dan moet je wel aangeven in de originele gebruiksaanwijzing dat er voor het gebruik en onderhoud aparte handleidingen beschikbaar zijn.

Tip 4: Papier of digitaal?

Volgens de huidige Machinerichtlijn 2006/42/EG moet de klant in ieder geval een papieren versie van de gebruikershandleiding krijgen. Daarnaast kan een digitale versie geleverd worden. Dat gaat in de toekomst wellicht veranderen door de komst van de opvolger van de Machinerichtlijn, waarin mogelijk alleen het aanleveren van een digitale versie voldoende is.

Tip 5: Wie is de doelgroep?

Je doelgroep moet je helder voor ogen hebben. Aan wie verkoop je je machine? Is het voor een techneut of meer voor een consumentenpubliek. Dat maakt nogal wat uit qua woordgebruik. Voor de techneut kan je meer technische termen gebruiken dan voor de doorsnee consument.

Tip 6: Welke schrijfstijl gebruik je?

Het is vooral belangrijk om niet te langdradig te schrijven. Dus beknopt en krachtig, maar alles moet er wel in staan. Je kunt beter korte zinnen gebruiken zonder bijzinnen. En gebruik plaatjes. Je moet de lezer direct aanspreken, dus “u dient eerst …” Kies voor de aanspreekvorm ‘u’ in plaats van ‘je’. Gebruik de tegenwoordige tijd en de bedrijvende vorm (dus ‘Schakel de machine uit, voordat..’ in plaats van ‘De machine wordt uitgeschakeld, voordat…’).

Ik kom ook wel eens komische passages tegen. Dat is wel even lachen misschien, maar het hoort echt niet thuis in de gebruiksaanwijzing. Dat is toch een serieuze aangelegenheid!

Lees ook:

• Gebruiksaanwijzing machine: welke taal is verplicht?
• Vier tips voor een slim machinepark dat voor je werkt
• Kennis over vlamdetectie tijdens FHI online kennisdagen