Welke kosten vergoedt de werkgever bij hybride werken?

Hybride werken -dat wil zeggen een afwisseling tussen thuis en op kantoor- is steeds meer de norm aan het worden. Iets wat ook goed te begrijpen is, want het scheelt reistijd en ook de focus die mensen thuis kunnen hebben qua werk is anders dan op kantoor. Voor de werkgever zitten er ook voordelen aan, zo hoef je geen reiskosten te vergoeden en is er minder kantoorruimte nodig. Toch is het niet per definitie een kostenbesparing, want een goede werkplek thuis vraagt ook om de nodige investeringen van werknemers. Nu vergoeden veel werkgevers hier (een deel) van. Maar ben je hiertoe verplicht en wat betaal je wel en niet? Lees snel verder. 

De regels wat betreft thuiswerken

In Nederland heeft een werkgever bepaalde verplichtingen ten aanzien van de kosten voor thuiswerken, maar er is geen wettelijke verplichting is om álle kosten van thuiswerken te vergoeden. Het kan per CAO verschillen en er zijn wel algemene richtlijnen en mogelijkheden voor werkgevers om bij te dragen aan de kosten die werknemers maken bij het werken vanuit huis. Daarnaast is het ook in het voordeel van een werkgever wanneer een werknemer bijvoorbeeld het beste internet heeft zoals glasvezel. Daarmee is een werknemer efficiënter, maar ook scherper in overleggen en vergaderingen.  

Thuiswerkvergoeding 

De overheid ziet tegenwoordig ook in dat thuiswerken de nieuwe norm is. Daarom is er vanaf 1 januari 2022  een vrijgestelde thuiswerkvergoeding beschikbaar. Werkgevers kunnen hun werknemers een belastingvrije vergoeding van maximaal €2,15 per thuiswerkdag geven voor extra kosten die ze maken tijdens het thuiswerken, zoals het gebruik van gas, water en elektriciteit. Maar ook zaken als koffie en thee en de afschrijving van het bureau en de stoel horen hierbij. Dit is een vaste vergoeding en hoeft niet gespecificeerd te worden op basis van daadwerkelijke kosten. 

Vergoeding van arbovoorzieningen 

Daarnaast hebben werkgevers volgens de Arbowet de plicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, óók thuis. Dit betekent dat de werkgever bijvoorbeeld een ergonomische stoel, bureau of iets anders moet verstrekken als dat nodig is voor de werknemer om goed te kunnen werken. De kosten hiervan kunnen door de werkgever belastingvrij worden vergoed aan de werknemer. Ten slotte is er nog de reiskostenvergoeding. Wanneer een werknemer hybride werkt, kan de werkgever zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding geven. Dit kan echter niet voor dezelfde dag. De reiskostenvergoeding blijft maximaal €0,23 per kilometer belastingvrij en de dagvergoeding voor thuiswerken is dus €2,15 per dag. Wat betreft de overige kosten kunnen werkgevers ook andere specifieke kosten vergoeden, zoals internetkosten, mits deze duidelijk zijn afgesproken en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het werk. 

Kortom, werkgevers zijn niet verplicht zijn om echt álle thuiswerkkosten te vergoeden. Maar als goed werkgever zijn er wel verschillende mogelijkheden om een tegemoetkoming te doen in de kosten van thuiswerken, en dit ook nog eens op een fiscaal aantrekkelijke manier te doen. In de huidige arbeidsmarkt is het aan te raden hier wel rekening mee te houden, want deze secundaire voorwaarden worden steeds belangrijker.