Een duurzame business? Standaardiseer je processen

Het is één van de belangrijkste ontwikkelingen in de markt: duurzaam opereren. Toch worstelen bijna zeven op de tien organisaties in de groot- en detailhandel ermee. Herkenbaar? Voor veel organisaties zijn kosten en complexiteit van de supply chain struikelblokken om groener te opereren. De noodzaak van een duurzame operatie is hoog, maar de uitvoering blijkt lastig. Een duurzame business gaat dan ook verder dan het eenmalig terugdringen van je CO2-uitstoot. Het vraagt om robuustheid en een langetermijnvisie op hoe je een toekomstbestendige business neerzet. Hoe zorg je hiervoor? Processtandaardisatie is de sleutel.

De kosten van complexiteit

Veel bedrijven beginnen met een overzichtelijk businessmodel en gestroomlijnde processen, met hier en daar een uitzondering. Neem het salesproces: kortingen geef je alleen onder specifieke voorwaarden. Maar naarmate je bedrijf groeit, stapelen de uitzonderingen zich langzaam op. Voor je het weet, hanteer je bij elke klant een ander proces. Hetzelfde zie je als het om rapportages gaat. Organisaties leggen steeds meer informatie vast. Soms vanuit de wet gedwongen, zoals bij CSRD-rapportages over verpakkingsmateriaal, mobiliteit of CO2-uitstoot. Hoewel het waardevol kan zijn om zoveel mogelijk data te verzamelen, verhoogt het ook de complexiteit. Het is dan ook niet verrassend dat deze complexiteit ervoor zorgt dat zes op de tien managers in de groot- en detailhandel moeite hebben met standaardisatie. Uitzonderingen in stand houden, kost tijd, geld en moeite.

Het begint bij vereenvoudigen

De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen als je je herkent in bovenstaande situatie is: heb ik geprobeerd om processen simpeler te maken? De ervaring leert dat deze logische vraag niet altijd gesteld wordt. Versimpelen begint bij teruggaan naar jouw first principles: wat is de kern van jouw bedrijf? Welke processen heb je minimaal nodig om je producten of diensten in de markt te zetten? En welke KPI’s zijn daarbij écht cruciaal?

Pas als je dit helder hebt, kun je kritisch kijken naar alle uitzonderingen die met de tijd in je processen zijn ontstaan. Zijn ze noodzakelijk of houden ze vooral complexiteit in stand? Neem bijvoorbeeld je IT-landschap. Veel uitzonderingen leiden vaak tot losse Excelsheets of systemen die je apart moet bijhouden. Dit vergroot niet alleen de kans op fouten, het kost tijd én geld en draagt niet bij aan de effectiviteit en efficiëntie van je onderneming. Niet elke uitzondering hoeft te blijven bestaan, beperk het tot wat écht nodig is.

Effectieve sturing voor duurzaamheidswinst

De grote winst van meer standaardisatie is een overzichtelijk bedrijfsproces. Dat maakt het makkelijker om te managen. Met een complex bedrijfsmodel is het namelijk lastig om effectief te sturen op KPI’s. Zie het als een auto waar niet vijf meters op het dashboard staan, maar twintig. Om hier overzicht over te bewaren, ben je vooral naar de meters achter je stuur aan het kijken in plaats van of je de auto effectief op de weg houdt.

Hoe meer je standaardiseert, hoe makkelijker je bijvoorbeeld ook kunt sturen op een groenere operatie. Zo zou je als groothandel het aantal schroeven dat je gebruikt of producttypes die je klanten aanbiedt, kunnen terugdringen. Daarmee is het laagdrempeliger om ook verpakkingen te standaardiseren en te verduurzamen. Deze kun je vervolgens misschien bij één leverancier inkopen, wat je transport duurzamer maakt. Want het kost niet alleen minder, het levert ook minder uitstoot op. Met andere woorden; hoe minder uitzonderingen je hanteert in jouw bedrijfsprocessen, hoe eenvoudiger én duurzamer je operatie wordt.

Duurzaamheid is eenvoud

Of je nu stuurt op duurzaamheid vanuit milieuoverweging of vanuit bedrijfscontinuïteit, het vraagt om helder inzicht in je processen. Dat is de basis om te standaardiseren en een einde te maken aan complexiteit, zodat je bedrijf niet ten prooi valt aan het in de lucht houden van uitzonderingen. Een duurzaam bedrijf is er één met simpele processen. Daarom gaan duurzaamheid en processtandaardisatie hand in hand. Versimpelen is de basis voor alle verbetering.

Auteur: René Altena, CTO bij Conclusion MBS