Waarom ook kleinere bedrijven meer aan digitalisering moeten doen 

Nederlandse bedrijven hebben het druk, vele zien een flinke toename in het aantal opdrachten. Dat is natuurlijk positief, maar het betekent wel dat kleinere bedrijven met minder personeel geen of minder tijd hebben om lange termijn investeringen in zichzelf te doen. Bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering.

In Nederland deed bijna 50 procent van de kleinere bedrijven, 5 tot 50 werknemers, het vorige jaar niets aan digitalisering (onderzoek CBS, augustus 2023). Volgens een onafhankelijk onderzoek van reichelt elektronik onder 250 Nederlandse industriële bedrijven vindt 46 procent van de kleinere bedrijven dat hun bedrijf niet geavanceerd genoeg is op dit gebied.

Thomas Kruse, productmanager bij reichelt elektronik, legt uit waarom deze bedrijven ondanks drukte toch meer zouden moeten investeren in automatiseren: “Wij zijn ervan overtuigd dat ook kleinere bedrijven uiteindelijk baat hebben bij digitalisering. Het is een belangrijke stap die verandering teweeg zal brengen. Bovendien is het ook essentieel om rendabel te blijven.”

Waarom de digitalisering in kleinere bedrijven vaak stilstaat

Drie kwart van de ondernemers ervaart een tekort aan arbeidskrachten volgens het CBS. Het is dan ook begrijpelijk dat vooral kleinere bedrijven zich overweldigd voelen. Laat staan ruimte en tijd hebben om digitale veranderingen door te voeren. Het tekort aan vaardig personeel is voor een op de zes bedrijven de grootste belemmering om te digitaliseren volgens het onderzoek van het CBS. Het zijn voornamelijk de zeer kleine bedrijven die afzien van investeringen in een digitale strategie. Hierdoor ontstaat een vicieuze cirkel, want nieuwe werknemers met sterke digitale vaardigheden zijn hard nodig bij deze bedrijven. Maar juist de nieuwe en jongere werknemers vinden gedigitaliseerde processen erg belangrijk en kiezen eerder voor een werkgever die hierin investeert. In het onderzoek van reichelt elektronik kwam naar voren dat 38 procent van de ondervraagde kleinere bedrijven het investeren in het aantrekken van nieuw personeel met digitale vaardigheden belangrijk vindt.

Risico’s van het níet digitaliseren

Wanneer kleinere bedrijven te weinig of niets aan digitalisering doen en vertrouwen op papieren in plaats van digitale documenten, raken ze al snel achter. Gegevensverlies en -diefstal zijn niet de enige bedreigingen. Een slechte planning, niet transparant kunnen zijn in de uitvoering van projecten, gebrekkige communicatie binnen het team en geen mogelijkheden tot standaardisatie leiden vaak tot mindere prestaties van je werknemers.

Het gebruik van digitale hulpmiddelen helpt bij deze uitdagingen. Ze geven medewerkers meer ruimte voor flexibiliteit, groei en meer efficiëntie. Denk aan gedeelde toegang tot clouddocumenten, hiermee werk je in real-time samen en hoef je niet met verschillende versies te werken. Ook in klantcontact is communicatie het sleutelwoord. Digitale oplossingen helpen een bedrijf om snel in te spelen op vragen en behoeften van klanten en zo blijvende klanttevredenheid te creëren.

Digitalisering in kleinere bedrijven toepassen

Hoe pas je digitalisering dan het beste toe in kleinere bedrijven? Dit betekent niet dat je zoveel mogelijk dure softwaretools moet kopen. Het betekent het integreren van digitale tools in bestaande processen en het stroomlijnen daarvan. Dit alles begint met een goed functionerend en veilig netwerk. Kijk dus eerst goed wat je nodig hebt om een gedegen netwerk op zetten of wat je nodig hebt om je bestaande netwerk te verbeteren. Daarna kun je deze benodigde middelen aanschaffen, installeren of configureren.

Digitale zichtbaarheid in de vorm van een eigen website, een social media kanaal of een vermelding in een bedrijvengids is net zo belangrijk. Dit vergroot je zichtbaarheid en beantwoordt de eerste vragen van potentiële klanten. Digitale tools kunnen ook heel wat repetitieve werkzaamheden van je overnemen. Orderbeheersystemen maken een efficiënte planning voor je, real-time communicatieplatforms stimuleren een snellere besluitvorming en digitale boekhouding stuurt automatisch de facturen uit. 38 procent van de ondervraagde kleinere bedrijven gaf aan voornamelijk de administratieve taken te willen digitaliseren. De aanbieders van digitale tools bieden vaak ook trainingen aan om personeel te helpen bij het gebruik ervan. Alle digitale oplossingen zijn ontworpen om bestaande en welbekende problemen te verhelpen en de werkdruk van het personeel te verminderen.

Digitaliseren in 2024

Ook in 2024 is het enorm belangrijk om te investeren in digitalisering van de bedrijfsprocessen omdat het zorgt voor innovatie, daardoor verbetert het je concurrentiepositie op korte én lange termijn. Kritieke gebeurtenissen hebben zo minder invloed op de stabiliteit van kleinere bedrijven omdat deze flexibeler zijn. De processen zijn slanker en er is een bredere beschikbaarheid van middelen.

Een goed onboardingprogramma of een opleiding voor nieuwe medewerkers maken je bedrijf aantrekkelijker voor sollicitanten. Veel digitale oplossingen zorgen ervoor dat deze processen geoptimaliseerd worden en zijn inmiddels zo geavanceerd dat ze helemaal aan te passen zijn naar jouw individuele behoeften. Bovendien zijn ze een stuk betaalbaarder dan een aantal jaar geleden.

Doe het meteen goed

De meeste kleinere bedrijven willen graag digitaliseren, maar door drukte en volle agenda’s ontbreekt de prikkel vaak om het ook echt uit te voeren. Investeren in digitalisering op het gebied van financiën en inkoop staan bij velen bovenaan de lijst. Ook zien we steeds meer kleinere bedrijven die de stap naar social media maken. Het is belangrijk om dit project niet halfslachtig aan te pakken. Het is namelijk een enorme kans om je bedrijf weerbaar te maken tegen concurrenten en om een aantrekkelijke partij te zijn voor nieuwe geschoolde werknemers. Kortom, digitalisering is onmisbaar om te overleven in de moderne economische omgeving.