De succesvolle overstap naar cloudgebaseerde ERP

Voor veel organisaties staan thema’s zoals innovatie, bedrijfscontinuïteit en grip op de bedrijfsprocessen hoog op de agenda. Voor bedrijven actief in de procesindustrie – bijvoorbeeld op het gebied van verf, lakken en coatings – is dat niet anders. Een moderne ERP-oplossing helpt de organisatie juist met deze thema’s verder. Hoe kun je de innovatie op ERP-gebied voor je laten werken? In gesprek met Stefan Mossel, die zich bij Prodware dagelijks bezighoudt met deze vraagstukken. “Maak je medewerkers vanaf het begin onderdeel van het geheel.”

ERP is uiteraard niet nieuw. Wat maakt een ERP-oplossing voor organisaties – bijvoorbeeld actief in verf, lakken en coatings – wezenlijk anders dan voor andere branches?

“Organisaties in de procesindustrie hebben te maken met specifieke omstandigheden. Strenge regelgeving is hiervan een goed voorbeeld. Dit betekent dat het beheer van documenten voor de vereiste wet- en regelgeving hoog op de agenda staat. Ook werken ze vaak met recepten en formules, net als met hoeveelheden, gewichten en volumes. Dat is iets anders dan stuks en aantallen. In onze gesprekken met organisaties merken we dat ‘traceability’ een belangrijk thema is. Bedrijven willen op elk moment traceren welke batches van grondstoffen in welke batches van eindproducten zijn verwerkt. In elke fase van het proces moet de kwaliteit ook in orde zijn. Deze kenmerken hebben impact op een ERP-systeem. Sterker nog: er zijn minder ERP-systemen geschikt voor de semi-procesindustrie dan voor andere branches, zoals de discrete industrie.”

Organisaties kunnen hun eigen doelstellingen mogelijk maken of versnellen door een slimme inzet van ERP. Welke ontwikkelingen binnen ERP zijn hiervoor relevant?

“ERP moet je in staat stellen om je als organisatie bezig te houden met je kernactiviteiten en zo min mogelijk met de randzaken eromheen. Zo kun je je volledig richten op je visie en het uitvoeren daarvan. ERP is nu veel meer een platform, dan een losse applicatie. Dat betekent dat we van het – traditionele – functiegericht denken naar procesgericht denken kunnen bewegen. Dat is prettig, als je bedenkt dat gestructureerde data en ongestructureerde data bij elkaar komen. We werken nu vaak met cloudgebaseerde ERP-systemen, zoals Microsoft Dynamics 365. Het gaat hierbij om een zogeheten SAAS-oplossing, die je afneemt in een abonnementsmodel. Dat biedt verschillende voordelen ten opzichte van het meer traditionele ‘on-premise’ model, waarbij je de software vaak in één keer betaalt.”

Stefan vervolgt: ”Bij SAAS betaal je per gebruiker per maand, en is het onderhoud in het maandbedrag opgenomen. Organisaties hebben ook geen eigen hardware meer nodig, maar maken gebruik van het betrouwbare cloud-platform van Microsoft. Minstens zo belangrijk is de gebruikerskant. Waar organisaties voorheen de manier van werken aanpasten aan het ERP-systeem, is dat nu niet meer nodig. Bovendien stelt een modern ERP-platform je in staat om relatief nieuwe mogelijkheden te gebruiken, zoals AI en toegang tot realtime gegevens, bijvoorbeeld om de processen verder te sturen en stroomlijnen.”

Wat is voor organisaties van belang als zij aan de slag gaan met een ERP-project?

“Het is als organisatie belangrijk dat je een eventuele overstap naar een nieuwe ERP-omgeving niet beschouwt als een doorsnee ICT-project. Een geslaagde ERP-overstap kun je gerust een organisatiewijziging noemen. Dat is ook niet zo vreemd. Vertrouwde processen worden verbeterd, maar zien er daarmee ook opeens anders. Andere vertrouwde elementen, zoals een managementrapportage, worden mogelijk opnieuw opgezet en de werkwijze binnen de organisatie kan veranderen.”

Hoe kun je als organisatie zelf de eerste stappen nemen bij een ERP-overstap?

“In hoeverre je als organisatie hulp nodig hebt en in welke fase, is afhankelijk van het bedrijf zelf. In de praktijk merken we dat de juiste ‘guidance’ positief bijdraagt aan het eindresultaat. Daarom hebben we vanuit Prodware verschillende vormen van ondersteuning. In een Customer Journey Workshop kunnen we de klantreis gedetailleerd in kaart brengen, samen met de organisatie. In een ERP Needs Assessment Workshop maken we een behoefteanalyse en kijken we gezamenlijk met onze experts naar de bedrijfsdoelstellingen, actuele uitdagingen, trends, kansen én aandachtspunten. Op basis hiervan presenteren we een actieplan. Zelf kun je ook al veel zelfstandig doen als organisatie en zijn er in de praktijk waardevolle aandachtspunten die je direct kunt toepassen (zie hieronder ‘5 Slimme tips’, red.). Ik denk dat de cultuur bij Prodware goed aansluit op die bij de bedrijven waarmee we werken, bijvoorbeeld familiebedrijven. We doen niet een simpele ERP-implementatie, maar benaderen dit als een gezamenlijke actie en een reis die je samen doormaakt. Dat betekent dat je er ook bent in alle fasen van die reis. Bedenk je goed: een SAAS-oplossing is nooit ‘klaar’.  Samen met je partner bepaal je de strategie, toets je deze en houd je altijd de business case voor ogen.”

5 slimme tips voor een succesvolle overstap

• Blijf realistisch: overschat het tempo van de implementatie niet. Hiermee verklein je de kans dat je snel achterloopt op de planning.
• Betrek de medewerkers: het succes van het project wordt grotendeels bepaald door de medewerkers. Maak ze daarom écht onderdeel van het geheel. Wij merken in de praktijk dat medewerkers essentieel zijn bij het vertalen van de visie naar de processen. Zij kennen immers de huidige processen, knelpunten en informatiestromen.
• Test én train: maak voldoende ruimte voor testen en trainen. Dit helpt bij het creëren van draagvlak en acceptatie, en zorgt voor de juiste verwachtingen.
• Leg het vast: besteed aandacht aan het opzetten van de taken en verantwoordelijkheden van iedereen binnen de organisatie. Leg ook de processen vast in werkinstructies én communiceer hierover.
• Creëer transparantie: leg uit waartoe het ERP-systeem in staat is, maar ook waarom de verandering wordt doorgevoerd. Leg daarbij uit wat de implicaties voor de medewerkers zijn.

Stefan Mossel

Stefan werkt bij Prodware als ERP-specialist. Hij heeft ruim 25 jaar ervaring met Microsoft Dynamics ERP- en CRM-software, met name in de branches Manufacturing, Services, Distribution & Sociale Werkvoorzieningen. Zijn kracht is het adviseren van bedrijven over de wijze waarop de Microsoft Dynamics-oplossingen optimaal kunnen samenwerken en ingezet kunnen worden. Met zijn kijk op de toekomst zet hij bedrijven aan tot nadenken. Vragen? Je kan Steven mailen.